Comment réaliser des réunions efficaces ?

La réunion, outil de management efficient

La réunion est souvent considérée comme une perte de temps et une obligation. Comment faire pour qu’elle soit synonyme de productivité et de satisfaction ? Cet article vous livre quelques outils simples à mettre en œuvre pour organiser une réunion efficace.

Les clés d’une réunion efficace

Ce temps de travail collectif peut être synonyme de productivité des collaborateurs. Pour y parvenir, sa préparation, sa communication et son animation doivent être anticipées et maîtrisées.

La préparation

Voici les éléments préparatoires incontournables pour une réunion efficace:

  • L’ordre du jour. Il permet de définir le sujet et les objectifs (classés par ordre de priorité) ;
  • Le temps et l’espace. Adapter l’aménagement de l’espace et la durée d’une réunion assure une productivité optimale des collaborateurs. L’idéal est de calibrer une séance de 45 minutes, pour respecter les capacités de concentration des participants ;
  • Le groupe de participants. En répondant à un intérêt ou à un enjeu individuel ou collectif, la réunion favorise la productivité des collaborateurs.

L’efficacité d’une réunion réside dans l’anticipation de quatre éléments : l’ordre du jour, la durée, l’aménagement de l’espace, et la composition du groupe. Une communication adaptée et anticipée assure également une réunion productive.

La communication, essentielle pour une réunion efficace

Publié à l’avance, l’ordre du jour notifie la date, l’horaire de début et de fin et le lieu de la réunion. Il informe les participants de l’objet de la séance. Rédigé de manière synthétique et diffusé via différents canaux, l’ordre du jour est un outil efficace pour mobiliser activement les participants. Cette communication formelle se combine avec des échanges informels au quotidien. Retrouvez-en des exemples ici.

Selon la nature de la réunion, les participants peuvent compléter l’ordre du jour. Ces propositions reçues en amont sont intégrées dans le déroulement de la séance. Cette démarche s’inscrit dans une pratique managériale horizontale et collaborative.

Une animation de réunion maîtrisée : une productivité assurée

Le contenu

L’ordre du jour représente la feuille de route de l’animateur de réunion. S’y tenir est la clé d’une réunion satisfaisante et productive ! Il est aussi essentiel de répéter les informations importantes et de reformuler les décisions prises pour garantir la compréhension et l’adhésion des participants. Le sentiment de perte de temps est ainsi réduit, voir supprimé. La compétence de l’animateur de réunion est également reconnue par le groupe.

L’espace et le temps

L’installation des participants dans la salle influe sur leur productivité. Les tables rondes, ou disposées en U incitent davantage à se concentrer et à participer, que des fauteuils alignés devant une estrade. Le respect des horaires (de début et de fin) assure une réunion efficace. La durée fixée invite chacun à être synthétique dans l’expression de ses idées. La définition au préalable des intérêts de chaque participant favorise une prise de paroles équitable et constructive.

L’animateur peut solliciter chacun selon son rôle à jouer, en s’appuyant sur des outils issus du management collaboratif. Peuvent être désignés parmi les participants, un maître du temps, un scribe chargé de noter le compte-rendu en direct et un répétiteur, qui reformule et synthétise les informations et les décisions importantes.

Souvent oublié ou négligé, le compte-rendu est un outil indispensable pour des réunions efficaces. Synthétique, ce document valide les décisions prises et informe chacun de manière objective. Il témoigne de la participation active des collaborateurs pendant la séance. L’efficacité d’une réunion dépend de sa préparation et de son animation. Réfléchie et anticipée, elle représente un outil managérial pour développer et consolider la productivité des collaborateurs d’une entreprise.

 

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